Albert Thiele Präsentieren Sie einfach Mit und ohne Medien. Techniken und Strategien für Vorträge unter Zeitdruck. Frankfurt am Main Juli 2007. Zu bestellen bei www.amazon.de Preis 29,90 €

Inhalt dieses Kapitel:

• Neun Tipps für PowerPoint-Präsentationen vor Gruppen
• Besonderheiten bei PowerPoint-Präsentationen am “runden“ Tisch
• Flipchart – ein unverzichtbares Dauermedium
• Besonderheiten beim Einsatz von Video-Mitschnitten
• Kriterien für die Wahl der geeigneten Medien

Sie haben Ihre Computerpräsentation anhand der Qualitätskriterien aus Kapitel 3 sorgfältig vorbereitet. Der Präsentationsraum ist wunschgemäß präpariert. Die Bildschirmdarstellung ist optimiert. Sie wissen aufgrund Ihrer Probevorträge und Übungen, dass Sie die Präsentation in der vorgegebenen Zeit schaffen und das Handling der elektronischen Medien beherrschen. Dadurch besitzen Sie die notwendige Sicherheit, Ihre Computerpräsentation überzeugend zu „verkaufen“.
Trotz dieser sorgfältigen Vorbereitung können verschiedene Fehler auftreten: Der Computer dominiert die gesamte Präsentation; der Vortragende wird in der Hintergrund gedrängt; es findet keine Interaktion statt, die Zuhörer bleiben passiv; die Folien werden nicht anmoderiert; der Vortragende hält kaum Blickkontakt zum Publikum. Nachteilig wirken darüber hinaus zu lange Computer-Präsentationen, elektronische Folienschlachten, übertriebene Animationen, ein langweiligen Vortragsstil und persönliche Unsicherheiten beim Einsatz der Medien.

8.1 Neun Tipps für die Durchführung von PowerPoint-Präsentationen

Die folgenden Praxistipps helfen Ihnen, diese Fallstricke zu vermeiden und den Kontakt zum Zuhörer zu halten. Bedenken Sie bei Vorträgen mit Medien, dass Sie nicht nur an der vorgetragenen Inhalten, der wahrgenommenen Kompetenz und der Qualität der Visualisierung gemessen werden. Noch wichtiger ist die emotionale Beziehung zum Auditorium: Inwieweit gelingt es Ihnen durch Ihre Persönlichkeit und durch die Art und Weise von Vortrag und Interaktion, Vertrauen, Glaubwürdigkeit und Akzeptanz aufzubauen? Dies setzt bewusstes Beziehungsmanagement voraus, das an allen Kundenkontaktpunkten ansetzt, und zwar vor, während und nach der Präsentation.

Die Praxistipps im einzelnen:

Tipp 1: Erst der Mensch – dann die Technik

Zu Anfang jeder Präsentation sollte der persönliche Kontakt zum Publikum und nicht die Technik im Mittelpunkt stehen. Sonst laufen Sie Gefahr, dass im Kopf des Zuhörers multimediale Eindrücke dominieren und Ihre Persönlichkeit kaum wahrgenommen wird. Meine Empfehlung: Wählen Sie in der Einstiegsphase Ihrer Präsentation einen zentralen Standort. Wenn Sie in der Mitte vor dem Referententisch und dem Beamer stehen, fördern Sie „unterschwellig“ Ihre Wirkung. Dieses Signal lässt Sie offen und sicher erscheinen, weil keine Barriere zwischen Ihnen und dem Auditorium vorhanden ist.
Nach der Begrüßung und den einleitenden Worten treten Sie zur Seite und beginnen Ihre Bildschirmpräsentation. Wenn Sie in dieser Phase das Titelchart noch ausgeblendet haben (Leerfolie zu Anfang oder Taste B – für „black screen“ – drücken), lenken Sie die volle Aufmerksamkeit der Zuhörer auf Ihre Person. Als Alternative können Sie bereits kurz vor Ihrem Auftritt das Titelchart Ihrer Präsentation einblenden. Dies ist beispielsweise dann ratsam, wenn Sie in den ersten Minuten mit großem Lampenfieber zu kämpfen haben. Sie lenken dann bewusst die Blicke des Publikums weg von Ihrer Person hin zur Leinwand, auf der Vortragsthema, Ihr Name sowie „Herzlich willkommen“ zu lesen sind.

Tipp 2: Halten Sie vorrangig Blickkontakt zum Auditorium

Viele Vortragende machen den Fehler, während der gesamten Präsentation am Rand der „Bühne“ zu stehen und den projizierten Bildern an der Leinwand mehr Blickkontakt anzubieten als dem Auditorium. Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht zu weit von der Leinwand entfernen. Ihre Persönlichkeit und das gezeigte Bild sollten aus Sicht der Zuhörer eine „Handlungseinheit“ bilden, diese Vorgehensweise wird als „Reißverschlußprinzip“ bezeichnet.
Während Sie Ihre Folien erläutern, muss der Kontakt zum Zuhörer erhalten bleiben. Wählen Sie als Standort „mitte rechts“ oder „vorne rechts“ (siehe Seite ) und platzieren Sie Ihr Notebook so, dass Sie mühelos das Bild auf dem Display kontrollieren während Sie das Publikum anschauen. Gewöhnen Sie sich daran, während Ihres Vortrags den Zuhörern 80 Prozent Blickkontakt anzubieten und 20 Prozent der Präsentationszeit zum Notebook und in Ausnahmefällen (etwa beim Zeigen mit Laserpointer) zur Leinwand zu schauen. Ihr Blickkontakt zum Publikum hat den Vorteil, dass Sie souveräner wirken und emotionale „Nähe“ erzeugen Darüber hinaus haben Sie die Chance, am non-verbalen Verhalten der Teilnehmer zu erkennen, inwieweit Verständnisprobleme da sind und ob Ihre Ausführungen auf Akzeptanz oder Widerspruch stoßen.

Tipp 3: Bauen Sie Spannung auf durch dramaturgische Elemente

Um Aufmerksamkeit zu sichern und Ihre Persönlichkeit stärker ins Spiel zu bringen, ist die Frage der Dramaturgie außerordentlich wichtig. Bleiben Sie nicht „angetakkert“ an einem Fleck stehen, sondern verändern Sie bewusst Ihren Standort. Bei diesem gelenkten Standortwechsel können Sie sich an den auf Seite erklärten neun virtuellen Quadraten orientieren.

Beispiele für gelenkten Standortwechsel:
-Sie unterbrechen ab und zu Ihre Bildschirmpräsentation und gehen in eines der vorderen Quadrate, um zum Beispiel eine Geschichte zu erzählen, persönliche Erfahrungen darzustellen oder von einem Referenzprojekt zu berichten. Dies ist auch ratsam, wenn Sie Fragen der Teilnehmer beantworten.
- Sie können ab und zu ein Folien füllendes Bild mit knapper Überschrift einblenden und die zugehörige Information durch Storytelling darstellen (siehe auch den Ansatz von Atkinson 2005).
-Sie gehen während Ihrer PowerPoint-Präsentation zum Flipchart, um dort ein Bild zu entwickeln oder eine besonders wichtige Information (Kennziffer; Nutzenargument o.ä.) anzuschreiben. Saubere und ästhetisch gefällige Anschriebe können eine große Wirkung entfalten: Sie sind allein mit Stift und einem weißen Bogen Papier. Sie agieren „live“ ohne Netz und doppeltem Boden. Die Zuhörer können Schritt für Schritt miterleben, wie eine Skizze, ein Strukturbild oder ein Diagramm entsteht: Das Flipchart ist ein unverzichtbares ergänzendes Medium Ihrer perfekten PowerPoint-Charts. Details finden Sie unter Punkt 8.3
und in der PowerPoint-Präsentation „Medien“ auf der CD-ROM.

Tipp 4: Flexibel bleiben durch Tastenkürzel (Shortcuts)
Auch wenn Sie eine Präsentation am Bildschirm gut ausgearbeitet haben, können Sie niemals mit Gewissheit sagen, wie Ihre Zuhörer darauf reagieren werden. Stellen Sie sich daher auf ungeplante Situationen und Wünsche Ihres Auditoriums flexibel ein. Beispiel: Ihre Zuhörer haben Verständnisfragen oder wollen eigene Beiträge einbringen. In dieser Situation sollten Sie in der Lage sein, die elektronische Präsentation zu Gunsten des Dialogs zu unterbrechen. Hierbei können Sie hilfreiche Tastenbefehle nutzen: Wenn Sie während einer Bildschirmpräsentation F1 drücken, erhalten Sie eine komplette Übersicht der verfügbaren Tastenbefehle. Sie sollten mindestens diese Befehle kennen:

Abb. 44: Wichtige Tastenkürzel

Ihre Flexibilität ist insbesondere immer dann notwendig, wenn sich Rahmenbedingungen kurzfristig ändern. So kann es vorkommen, dass die Präsentationszeit gekürzt wird oder dass sich das Auditoriums anders zusammensetzt als angekündigt. In diesen Fällen sind Sie gefordert, sich kurzfristig auf diese veränderten Gegebenheiten einzustellen: Vorher definierte Präsentationspfade und Links (siehe Abschnitt ) ermöglichen Ihnen, auf Folien zu springen, die nach Ihrer Einschätzung besonders wichtig sind und die zu der veränderten Situation passen.

Tipp 5: Präsentieren Sie nach dem „Reißverschlußprinzip“

Sie präsentieren hirnfreundlich, wenn auf Ihren Folien Schlüsselworte oder erklärungsbedürftige Schaubilder stehen, die Sie durch Ihre verbalen Ausführungen mit Leben füllen. Folieninformation und Vortrag greifen somit komplementär ineinander („Reißverschlußprinzip“). Wichtig ist dabei, dass die Information auf der Folie zeitgleich mit dem gesprochenen Wort gezeigt wird. So sichern Sie ein hohes Maß an Aufmerksamkeit und minimieren ablenkende Effekte. Wenn es unumgänglich ist, mehrere Aspekte auf einer Folie darzustellen, wie etwa bei Flussdiagrammen, Strukturbildern oder bei Balkendiagrammen, rate ich dazu, Animationen zu nutzen. So können Sie Schritt für Schritt denjenigen Aspekt einblenden, den Sie erläutern wollen.
Selbsterklärende Folien wirken aus Sicht des Redners wie ein Korsett und erschweren einen lebendigen, motivierenden Vortrag. Aus der Sicht der Zuhörer hingegen erzeugen sie negative Gefühle und wirken demotivierend. Gewöhnen Sie sich daran, einfache Vortragsfolien in einem separaten Arbeitsschritt zu erstellen. Ihre Folien haben eine gute Qualität, wenn sie beim Zuhörer positive Gefühle auslösen und in Einklang stehen mit den Kriterien für „hirnfreundliche“ Bilder (siehe hierzu Kapitel ).
Selbsterklärende Folien gehören in die Tischvorlage. Sie erlauben es den Teilnehmern, sich später die präsentierten Inhalte ohne Verständnisprobleme noch einmal bewusstzumachen.

Tipp 6: Inszenieren Sie Ihre Folien hirnfreundlich

Weil man auf Knopfdruck, also mit wenig Energieaufwand, Charts ein- und ausblenden kann, verführen Bildschirmpräsentationen dazu, die Zuhörer zu überfordern. Folienschlachten sind nicht selten die Folge. Hier ein probates Mittel, um im richtigen Rhythmus zu präsentieren und Spannung zu erzeugen: Sie moderieren die nächste Folie (oder die nächste Botschaft) an. Dann blenden Sie das Bild ein und lassen es kurz wirken. Erst danach erklären Sie den Inhalt.

Wie Sie Folien „inszenieren“

1. Bild ankündigen: „Wie sich das vergrößerte Display in das Cockpit einfügt, sehen Sie auf der nächsten Folie ...“ Erst danach klick
2. Bild einblenden – kleine Pause, damit die Zuhörer sich orientieren können
3. Folie erklären – bei Bedarf Zeigehilfe einsetzen
4. Reaktion der Zuhörer beachten (ggf. Verständnisfragen zulassen)
5. je nach Situation: Bild ausblenden oder nächste Folie anmoderieren

Drei ergänzende Hinweise:

1. Damit Sie die Folien in dieser Weise anmoderieren können und bei Zwischenfragen einen schnellen Überblick über die Reihenfolge der Folien haben, ist es wichtig, die Präsentation auf nummerierten Handzetteln oder als Gliederungsansicht für Sie selbst auszudrucken.
2. Nutzen Sie bei der Anmoderation von Schaubildern Formulierungen, die Interesse wecken und die gespannt machen auf das Kommende. Beispiele: „Auf der nächsten Folie sehen Sie die Neuentwicklung im Bild.“ (Klick) „Aufgrund unserer regelmäßigen Kundenzufriedenheitsanalysen wissen wir recht genau, was unsere Kunden wünschen.“ (Klick) „Die Umsatzentwicklung des letzten Quartals wird Sie überraschen.“ (Klick) „Ein erstaunlicher Trend zeigte sich auf der Messe in Shanghai.“ (Klick) „Sie werden sich fragen, wie wir das Problem in den Griff bekommen haben. Das nächste Chart gibt Ihnen die Antwort.“ (Klick) „Ich habe Ihnen eine Qualitätsdefinition mitgebracht, die aus drei Worten besteht.“ (Klick)
3. Derartige rhetorische Verstärker können Sie auch nutzen, wenn Sie am Flipchart ein vorbereitetes Bild enthüllen oder eine Handskizze ankündigen.

Beispiel: Während Ihrer PowerPoint-Präsentation schreiben Sie eine Zahl an das Flipchart. Den gelenkten Standortwechsel (siehe Tipp 3) können Sie etwa so ankündigen: „Ich möchte Ihnen eine Zahl ans Flipchart schreiben, die Sie in Erstaunen versetzen wird.“ – Pause. Nun gehen Sie langsam zum Flipchart und schreiben die Zahl (mit einem dicken schwarzen Stift) an. In unserem Beispiel die Zahl € 200.000. Kleine Pause. Sie treten zur Seite, nehmen Blickkontakt zum Auditorium auf und erläutern: „Dies ist die Kostenersparnis, die unser Lösungsvorschlag pro Quartal mit sich bringt. Dann schreiben Sie „pro Quartal“ zusätzlich ans Flipchart. Wenn Ihre Erklärung abgeschlossen ist leiten Sie zur nächsten PowerPoint-Folie über: “Ich werde Ihnen jetzt erläutern, wie diese beträchtliche Kostenersparnis zu realisieren ist“. – Pause. Dann gehen Sie zurück zu Ihrem Standort neben dem Notebook und blenden das nächste Chart ein.

Tipp 7: Eine Fernbedienung ist ein Muss

Mit Hilfe einer Fernbedienung können Sie sich während der Präsentation frei im Raum bewegen. Losgelöst vom Notebook können Sie auf Knopfdruck das nächste Chart einblenden. Dies wirkt professioneller und eröffnet mehr Spielraum für Dramaturgie und Medienwechsel. Standard-Fernbedienungen (Adressen unter www.links) verfügen über eine Maustaste, die das Funksignal an den PC oder Laptop sendet. Mit dem integrierten Laserpointer können Sie die Aufmerksamkeit der Zuhörer auf wichtige Punkte lenken.
Darüber hinaus gibt es „intelligente“ Fernbedienungen – sogenannte Gyrotools - , die einen entscheidenden Vorteile haben: Sie können den Mauszeiger direkt über die Bewegung der Hand zu steuern. Die Maussignale werden auch hier durch Funk übertragen. Diese Maus erlaubt es auch, Makros vorab zu definieren, um während der Präsentation ins Internet, Intranet oder auf CD-ROM zu verzweigen (Info. zum Beispiel bei www.medium.de).

Drei ergänzende Hinweise:

1. Es ist schwierig, mit dem Laserpointer einen fixen Punkt zu markieren. In der Regel wackelt und zittert dieser Leuchtpunkt. Lampenfieber mag dies noch verstärken. Umkreisen Sie daher die Information, die Sie erklären wollen, und schalten Sie den Pointer sofort nach Gebrauch aus.
2. Sie können in vielen Fällen auf Zeigehilfen verzichten, wenn Sie beim Erstellen der Bildschirmpräsentation wesentliche Informationen bereits hervorheben, und zwar durch Animationen, durch Farben, durch Kästen oder Nummerierung von Stichworten.
3. Falls Sie die Tastatur des Notebooks während der Präsentation benötigen, ist es ratsam, seitlich sitzend zu präsentieren. Hierbei können Sie einen Großteil der Zuhörer ansehen und gleichzeitig das projizierte Bild kontrollieren.

Tipp 8: Sichern Sie die Aufmerksamkeit der Zuhörer

Die vorstehenden Tipps tragen dazu bei, dass Ihre Zuhörer nicht in eine passive Haltung gedrängt werden. Nutzen Sie daher die in Kapitel dargestellten Techniken zur Aktivierung der Zuhörer. Sie sollten mindestens dann zusätzliche Anreize für die Zuhörer bereithalten, wenn Sie während der Präsentation Signale wahrnehmen, die auf „Abbruchgedanken“ oder Desinteresse hindeuten. In diesen Fällen können Sie zum Beispiel,
-den Nutzen des präsentierten Vorschlags verdeutlichen,
-die Zuhörer aktivieren (z.B. durch rhetorische oder direkte Fragen)
-Vergleiche, Storys oder Referenzbeispiele bringen
-rhetorische Verstärker einsetzen oder
-eine kleine Diskussionsphase einfügen.
Falls die Signale der Zuhörer auf nachhaltiges Desinteresse hindeuten, ist es ratsam, die wesentlichen Punkte zusammenzufassen und sofort in die Diskussion überzuleiten. Dieses Vorgehen ist bei den meisten Kundenpräsentationen problemlos möglich.

Tipp 9: Halten Sie „Notprogramme“ für technische Pannen bereit

Es gibt Ihnen zusätzlich Sicherheit, wenn Sie eines der folgenden „Notprogramme“ vorbereitet und trainiert haben:
a) „Absturz“ in der Einstiegsphase der Präsentation: Sie verteilen die Tischvorlage und präsentieren die Inhalte anhand dieses „Dauermediums“. Falls ein Handout oder Ähnliches nicht verfügbar ist, bleibt Ihnen nur der verbale Vortrag und die unterstützende Nutzung des Flipchart oder Copyboards. Simulieren Sie vorher beide Varianten.
b) „Absturz“ in der Schlussphase der Präsentation: Fassen Sie den bisherigen Teil der Präsentation zusammen und leiten in die Diskussion über.

Falls es möglich ist, den technischen Defekt sofort zu beheben oder ein Ersatz-Computer oder Ersatz-Beamer einzusetzen, können Sie eine kurze Pause machen und fortfahren, wenn die Panne behoben ist.